Документооборот

Комплекс решений для автоматизации бизнес-процессов организации.

Решения OrgFlow позволяют поднять качество работы предприятия на более высокий уровень, повысить продуктивность взаимодействия людей, организовать эффективный контроль исполнительской дисциплины.

Удобно, просто, быстро

Автоматизированная система «Документооборот» предназначена для:

1. хранения информации о документах;
2. автоматизации процессов согласования, подписания и ввода документов в действие.

Простота настройки позволит минимизировать время внедрения системы.

Возможности системы

Хранение документов

Для хранения информации на каждый документ заводится карточка, на вкладках которой прослеживается весь жизненный цикл документа.
Документы распределены по категориям.
В системе хранится сам документ и его карточка. В карточку включены поля как общие для различных категорий, так и специфичные для конкретной категории документа (поля настраиваются с помощью справочника категорий).
Для удобства работы с системой организуется иерархичная система папок (структура папок настраивается с помощью справочника папок). Документ сохраняется в конкретной папке.
Уровень вложенности папок не ограничен.

Согласование документов

Перед отправкой документа на согласование автором документа может выполнить настройку согласования, то есть определить – кто и в какой последовательности рассматривает документ. Можно, например, разослать документ сразу всем согласующим или, наоборот, задать жесткий порядок прохождения документа.
Каждый согласующий может возвратить документ на доработку. Система позволяет не только ввести комментарий, разъясняющий причины возврата, но и добавить свою версию документа, если в этом есть необходимость.

Подписание документов

Процедура подписания также может настраиваться, но в этом случае возможно только последовательное прохождение документа – от одного пользователя к другому. При отказе от подписания, можно ввести комментарий (в этом случае с документом можно продолжить работу) или отказаться от подписания без комментариев. Дальнейшая работа с таким документом не ведется.

Ввод документов в действие

Подписанные документы вводятся в действие автоматически.
Если документ не требует подписания, он вводится в действие вручную.
Введенные в действие документы получают номер, который зависит от категории.

Функции системы

Выбор сотрудников из оргструктуры

Сотрудники выбираются из организационной структуры предприятия.

Разграничение прав доступа

Каждому сотруднику присваиваются роли, определяющие его возможности в системе. Для каждого документа можно определить, кто может его просматривать и редактировать

Настройка справочников

Ведутся справочники: «Папки», «Категории», «Контрагенты», «Валюты», «Юридические лица».

Рассылка уведомлений

При выполнении действий, связанных с согласованием, подписанием и вводом в действие документов, соответствующим сотрудникам отправляется уведомление по электронной почте.